El rango en este puesto es de $14,50 a $17,50 por hora y trabajará alrededor de 20 horas por semana.
Descripción General de la Empresa
Desde 1930, Goodwill of Central & Southern Indiana ha ayudado a las personas a ser más autosuficientes económicamente a través del empleo, la educación, la capacitación laboral y los servicios de salud. Hoy, somos una de las organizaciones Goodwill más grandes de Norteamérica y brindamos servicios a miles de personas y familias cada año. En 2023, Goodwill of Central & Southern Indiana amplió su capacidad de servicio y desarrolló Goodwill de Puerto Rico.
Descubrimos que estamos en nuestro mejor momento cuando trabajamos juntos, como Un Goodwill , en toda la organización, brindando servicios y recursos vitales y empoderando a las personas para que aumenten su independencia y alcancen su máximo potencial. Continuaremos cambiando vidas todos los días mediante el desarrollo y la ejecución de iniciativas que enriquecen las vidas de aquellos a quienes servimos a través de la educación, la salud y el empleo.
Resumen de la Posición
Nurse-Family Partnership (NFP), un programa de visitas domiciliarias para madres y niños pequeños, fomenta el éxito a largo plazo de los padres primerizos y sus bebés y busca abordar algunos de los graves problemas sistémicos que afectan a nuestra comunidad. Basándose en esta investigación, NFP, junto con Goodwill of Central and Southern Indiana y Goodwill de Puerto Rico, aborda la estructura fragmentada de la industria de servicios sociales mediante la adopción de un enfoque holístico que abarque a toda la familia. Puede encontrar más información en:www.nursefamilypartnership.org.
La posición de Coordinador Administrativo de NFP brinda asistencia administrativa de oficina a los equipos de enfermeras mediante el manejo de llamadas entrantes, la recepción de invitados, la programación de reuniones, conferencias y otros eventos importantes relacionados con NFP. El coordinador administrativo de NFP supervisará y auditará los sistemas de informes según el modelo de NFP.
Ejemplos de Funciones y Actividades
Filtra las llamadas entrantes y la correspondencia y recibe a los huéspedes en la recepción.
Prepara memorandos que describen y explican los procedimientos y políticas administrativas y supervisa el cumplimiento.
Organiza programas, eventos o conferencias organizando las instalaciones y los proveedores de catering, emitiendo información/invitaciones, coordinando a los oradores y controlando los presupuestos de los eventos.
Realiza la preparación de registros como agendas, avisos, actas y resoluciones. Toma y transcribe dictados, y compone y prepara correspondencia privilegiada, informes y otros documentos complejos.
Actúa como guardián de los documentos y registros corporativos.
Prepara una variedad de informes que incluyen datos semanales e informes de auditoría para la alta gerencia y el personal, informes de auditoría quincenales para enfermeras, informes de auditoría mensuales para enfermeras y líderes, informes semanales y mensuales para socios de referencia e informes ad hoc según se solicite. Compila y concilia las transacciones de tarjetas de crédito de la empresa mensualmente. Codifica y realiza un seguimiento de los gastos.
Crea y mantiene archivos de base de datos y hojas de cálculo. Organiza planes e itinerarios de viaje y compila documentos para reuniones relacionadas con viajes.
Ayuda al director y a los supervisores a realizar un seguimiento y ponerse en contacto con las referencias de los clientes, recopilar encuestas de satisfacción del cliente, registrar créditos de educación continua y compilar el boletín mensual del personal.
Coordina todas las tarjetas de presentación y los suministros de oficina con el personal y los proveedores.
Competencias Requeridas
Requisitos de título y credenciales: ¡NINGUNO! Valoramos a los candidatos que puedan demostrar capacidad y articular cómo las experiencias previas los ayudarán a contribuir. Creemos en el aprendizaje continuo y el desarrollo profesional.
Profesional administrativo: ha trabajado de manera eficaz ayudando a ejecutivos y/o departamentos con actividades administrativas. Es experto en preparar correspondencia, recibir visitas, organizar llamadas en conferencia, programar reuniones y hacer arreglos de viajes.
Adaptabilidad: ajusta las prioridades rápidamente en respuesta a circunstancias que cambian con frecuencia mientras mantiene una actitud positiva. Evalúa continuamente las tareas y responde a aquellas que requieren atención adicional. Prevé y busca evitar el manejo de crisis.
Habilidades de comunicación: articula pensamientos y expresa ideas de manera eficaz utilizando habilidades de comunicación oral, escrita, visual y no verbal, así como habilidades de escucha para comprender las necesidades de los demás. Brinda información en persona, por escrito y en un mundo digital.
Construir relaciones de colaboración: desarrolla, mantiene y fortalece asociaciones en todos los niveles con otras personas dentro o fuera de la organización que pueden brindar información, asistencia y apoyo. Es capaz de recibir y brindar retroalimentación para mejorar el desempeño o los procesos.
Aptitud organizacional: planifica y presta atención a los detalles y busca la calidad en el cumplimiento de múltiples tareas de manera organizada y oportuna.
Capacidad de razonamiento: capacidad de aplicar el sentido común para llevar a cabo instrucciones proporcionadas por escrito, oralmente o en forma de diagrama. Capacidad para lidiar con problemas que involucran varias variables concretas en situaciones estandarizadas.
Ética: se adhiere a los procedimientos y protocolos, incluido el mantenimiento de la confidencialidad de las contraseñas, los procedimientos de inicio y cierre de sesión y la adhesión al modelo NFP y los valores de Goodwill.
Conocimiento técnico: tiene competencia en G Suite y MS Office. Hace un uso apropiado y oportuno de los sistemas de oficina utilizados en las instalaciones comerciales, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información del cliente o la programación de la agenda. Incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.
Competencias Preferidas
Monitoreo/Presentación de Informes: recopila y revisa información para administrar o mejorar procesos o actividades. Completa todos los informes asignados. Lee, interpreta y sigue los informes financieros para poder comunicar información a otros y traducir datos a otras comunicaciones.
Fluidez Bilingüe: es capaz de comunicarse, tanto verbalmente como por escrito, con fluidez en inglés y español.
Company Overview
Since 1930, Goodwill of Central & Southern Indiana has helped individuals become more economically self-sufficient through employment, education, job training, and health services. Today, we are one of the largest Goodwills in North America, providing services to thousands of individuals and families each year. In 2023 Goodwill of Central & Southern Indiana expanded their service capacity and developed Goodwill de Puerto Rico.
We find that we are at our best when we work together, as One Goodwill, across the organization, delivering vital services and resources, and empowering individuals to increase their independence and reach their full potential. We will continue to change lives daily through the development and execution of initiatives that enrich the lives of those we serve through education, health, and employment.
Job Summary
Nurse-Family Partnership (NFP), a maternal and early childhood home visiting program, fosters long-term success for first-time parents and their babies and seeks to address some of the serious systemic problems affecting our community. Building on this research, NFP along with Goodwill of Central and Southern Indiana and Goodwill de Puerto Rico addresses the fragmented structure of the social services industry by taking a holistic, whole-family approach. More information can be found at: www.nursefamilypartnership.org.
The NFP Administrative Coordinator provides office administration assistance to the nursing teams by handling incoming calls, greeting guests, scheduling meetings, conferences, and/or other important NFP-related events. The NFP Administrative Coordinator will monitor and audit reporting systems under the NFP model.
Example Duties and Activities
Screens incoming calls/correspondence and greets guests in the front office area.
Prepares memorandums outlining and explaining administrative procedures and policies and monitors compliance.
Arranges programs, events, or conferences by arranging for facilities and caterers, issuing information/ invitations, coordinating speakers, and controlling event budgets.
Conducts preparation of records such as agendas, notices, minutes, and resolutions. Takes and transcribes dictation, and composes and prepares privileged correspondence, reports, and other complex documents.
Acts as custodian of corporate documents and records.
Prepares a variety of reports to include weekly data and audit reports for senior management and staff, biweekly audit reports for nurses, monthly audit reports for nurses and leadership, weekly and monthly reports for referral partners, and ad hoc reports as requested. Compiles and reconciles company credit card transactions monthly. Codes and tracks expenses.
Creates and maintains database and spreadsheet files.
Arranges travel plans and itineraries, and compiles documents for travel-related meetings.
Assists director and supervisors with tracking and contacting client referrals, collecting client satisfaction surveys, registering continuing education credits, and compiling monthly staff newsletter.
Coordinates all business cards and office supplies with staff and vendors.
Required Competencies
Degree and Credential Requirements - NONE! We value candidates who can demonstrate capability and articulate how prior experiences will help them contribute. We believe in continuous learning and professional development.
Administrative Professional - Has worked effectively assisting executives and/or departments with administrative activities. Is adept at preparing correspondence, receiving visitors, arranging conference calls, scheduling meetings, and making travel arrangements.
Adaptability - Adjusts priorities quickly in response to frequently changing circumstances while maintaining a positive attitude. Continually assesses tasks and responds to those requiring extra attention. Foresees and seeks to avoid crisis management.
Communication Skills - Articulates thoughts and expresses ideas effectively using oral, written, visual and non-verbal communication skills, as well as listening skills to comprehend others' needs. Delivers information in person, in writing, and in a digital world.
Building Collaborative Relationships - Develops, maintains, and strengthens partnerships at all levels with others inside or outside the organization who can provide information, assistance, and support. Is able to receive as well as provide feedback to improve performance or processes.
Organizational Aptitude - Plans and attends to details and pursues quality in accomplishing multiple tasks in an organized and timely fashion.
Reasoning Ability - Ability to apply common sense to carry out instructions furnished in written, oral, or diagram form. Ability to deal with problems involving several concrete variables in standardized situations.
Ethical - Adheres to procedures and protocol, including maintaining confidentiality in passwords, logging on and off procedures, and adherence to the NFP model and Goodwill’s values.
Technical Knowledge – Has proficiency in G Suite and MS Office. Makes appropriate and timely use of office systems used in business facilities whether for the collection of messages, client information storage, or agenda scheduling. It includes the administration of systems such as customer relationship management, vendor management, storage, and voicemail systems.
Preferred Competencies
Information Monitoring/Reporting - Collects and reviews information to manage or improve processes and/or activities. Completes all assigned reports. Reads, interprets, and follows financial reports to be able to communicate information to others and translate data to other communications.
Bilingual Fluency - Is able to communicate, both verbally and in writing, fluently in both English and Spanish.
